Privacy- & cookiebeleid

Wie zijn wij

Deze website (vorkentas.be) wordt uitgebaat door Vork & Tas, Europalaan 1A, 8970 Poperinge. Ondernemingsnummer / BTW: BE 1039.041.135. Vork & Tas is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die op deze pagina beschreven staan. Contact: contact@vorkentas.be of 0486 95 25 82.

Welke gegevens verzamelen we

Wanneer je ons contacteert via telefoon of e-mail, verwerken we de gegevens die je zelf meedeelt (naam, contactgegevens, inhoud van je bericht) enkel om je vraag te beantwoorden.

Bij het plaatsen van een bestelling (online om af te halen, aan tafel via de QR-code of aan de kiosk) verzamelen we je naam en telefoonnummer, en je e-mailadres als je dat invult of met je account bestelt. Zonder bestelling slaan we die gegevens niet op.

Als je een klantaccount aanmaakt, bewaren we je gegevens, je bestelgeschiedenis en je loyaliteitspunten om snel herbestellen mogelijk te maken. Een account is altijd optioneel: bestellen kan ook zonder. Je kunt inloggen met een wachtwoord of met een link per mail. Bij inloggen met een link of bij het herstellen van een wachtwoord bewaren we een eenmalige code (enkel als versleutelde afdruk) tot ze gebruikt wordt of verloopt.

Reservaties bewaren we met naam, telefoonnummer en e-mail om je tafel te beheren en je te kunnen bereiken bij vragen.

We bewaren de bron van de link (utm) en het antwoord op “hoe gevonden” bij de bestelling of reservatie, zonder cookies.

Cadeaubonnen: bij de aankoop van een cadeaubon bewaren we je naam, je e-mailadres, het bedrag, je persoonlijke boodschap (als je die invult) en de betaling via Stripe. Daarmee sturen we de bon en kunnen we hem in de zaak inwisselen.

Zakelijke accounts: bij een zakelijk account bewaren we het btw- of ondernemingsnummer, de naam en het adres van het bedrijf (die halen we op bij het officiële EU-register VIES), het e-mailadres van de zaak en de namen en e-mailadressen van de collega's die bestellen, samen met hun bestellingen en de facturatiegegevens.

Allergieën en opmerkingen: in een opmerking bij een bestelling kun je een allergie of dieet melden (bijvoorbeeld “geen noten”). Dat kan een gegeven over je gezondheid zijn. Door zo'n opmerking zelf in te vullen, geef je ons daarvoor uitdrukkelijke toestemming. We gebruiken ze enkel om je bestelling veilig te bereiden en bewaren ze niet langer dan nodig. Je kunt je toestemming altijd intrekken door ons te contacteren. Vul je niets in, dan kunnen we er geen rekening mee houden.

Personeel: voor medewerkers van de zaak bewaren we een beheeraccount (naam, e-mailadres, rol) en een logboek van inlogpogingen en acties in het beheer, om de zaak en de gegevens van klanten te beveiligen.

Hoe lang bewaren we je gegevens

Bedrag, betaalwijze en datum van een bestelling bewaren we 10 jaar vanaf het einde van het boekjaar, omdat de boekhoudwet dat vraagt. Bij een bedrijf blijven ook de naam (ook wanneer dat een persoonsnaam is), het adres en het btw-nummer die 10 jaar bij de stukken. Telefoonnummer en e-mailadres bij een bestelling koppelen we na 7 jaar los; bij een particuliere bestelling ook de naam. Een opmerking bij je bestelling (bijvoorbeeld een allergie) wissen we na 90 dagen. Verwijder je je account, dan worden telefoon en e-mail bij je bestellingen meteen gewist, en bij een particuliere bestelling ook je naam. Bij een bedrijf blijven naam, adres en btw-nummer staan voor de boekhouding. Accountgegevens bewaren we zolang je je account gebruikt. Reservaties bewaren we maximaal 2 jaar. Bedrijfsaanvragen bewaren we maximaal 2 jaar. Inlogpogingen van medewerkers (e-mailadres, toesteltype) bewaren we maximaal 12 maanden. Technische logboeken (zoals welke mails de website verstuurde) bewaren we niet langer dan nodig om fouten op te sporen en misbruik tegen te gaan.

Berichten over je bestelling en je account

Als je een afhaalbestelling plaatst, kunnen we je per sms op de hoogte brengen zodra je bestelling klaarstaat. Dat gebeurt enkel op het telefoonnummer dat je zelf opgaf bij de bestelling. Is een sms niet mogelijk en gaf je een e-mailadres op, dan sturen we je een mail. Bestel je aan tafel in de zaak, dan krijg je zo'n bericht niet. Daarnaast sturen we mails die bij je account horen: een inloglink, het herstellen of wijzigen van je wachtwoord, het bevestigen van een e-mailadres en bevestigingen van een cadeaubon. Dat zijn dienstmails en geen reclame. Reclame of een nieuwsbrief sturen we alleen met jouw toestemming.

Cookies

Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. We tellen wel anoniem hoe vaak pagina's bekeken worden en waar bezoekers vandaan komen (bijvoorbeeld Google of Instagram). Dat gebeurt zonder cookie, zonder iets op je toestel te bewaren, zonder je IP-adres en zonder gegevens over jou als persoon: we bewaren alleen optellingen per dag. Alleen strikt noodzakelijke functionele cookies worden gebruikt: voor je login-sessie (per toestel, tot 30 dagen) als je een klantaccount hebt, en voor het beheer van de website zelf. Voor die cookies is volgens de GDPR en de Belgische cookiewet geen toestemming nodig, daarom tonen we ook geen cookiebanner. Voeren we ooit tracking- of marketingcookies in, dan vragen we eerst je toestemming en passen we dit beleid aan. Op je eigen toestel bewaren we in de browser (localStorage) enkel je winkelmandje.

Kaart

Op onze contactpagina staat meteen een kaartafbeelding van onze locatie. Die afbeelding staat op onze eigen server (kaartgegevens van OpenStreetMap), dus er worden bij het openen van de pagina geen gegevens met een derde gedeeld. Kies je zelf voor “Interactieve kaart laden” of “Route in Google Maps”, dan geef je daarvoor toestemming en kan Google technische gegevens verzamelen volgens hun eigen privacybeleid. Wij hebben daar geen invloed op.

Waarom mogen we je gegevens gebruiken

Bestellingen, reservaties, cadeaubonnen, zakelijke accounts en bedrijfsaanvragen verwerken we om de overeenkomst met jou uit te voeren (artikel 6.1.b GDPR) en om aan onze boekhoud- en fiscale verplichtingen te voldoen (6.1.c). Een klantaccount en loyaliteitspunten baseren we op jouw toestemming (6.1.a), die je kunt intrekken door je account te verwijderen. Een allergie of dieet dat je zelf invult, verwerken we op grond van jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9.2.a). De sms of mail “je bestelling staat klaar” is nodig om de bestelling af te leveren (6.1.b). Beveiliging en misbruikpreventie (bv. een rem op het aantal inlogpogingen per IP-adres, dat enkel kort in het geheugen blijft, en het logboek van het beheer) doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang (6.1.f).

Met wie delen we gegevens

We delen gegevens enkel met dienstverleners die in onze opdracht werken (verwerkers):

• Stripe: online betalingen en terugbetalingen.
• Railway: hosting van de website en de databank.
• Resend: het versturen van mails (servers in Ierland, binnen de EU).
• Twilio: het versturen van sms-berichten, zodra we die dienst gebruiken.
• Google (Gmail en Drive): de mailbox van de zaak waarin antwoorden op onze mails binnenkomen, en veilige kopieën van onze administratie.
• De Europese Commissie (VIES): de controle van een btw-nummer bij een zakelijk account.

Ze mogen je gegevens enkel gebruiken om hun dienst te leveren. Sommige van die partijen zitten buiten de EU; dan gelden standaard contractbepalingen of een ander wettelijk doorgiftemechanisme. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor profilering of geautomatiseerde beslissingen.

Hoe beveiligen we je gegevens

De website werkt enkel via een beveiligde verbinding (https). Wachtwoorden worden niet zelf bewaard maar enkel als een sterke, onomkeerbare afdruk. Medewerkers krijgen alleen toegang tot wat ze nodig hebben, en kopieën van de databank bewaren we niet ongeëncrypteerd rond.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Heb je een klantaccount? Dan kun je je gegevens zelf downloaden en je account verwijderen via de pagina Mijn account. Je bestelgegevens worden dan geanonimiseerd (ze blijven als anonieme rijen bestaan voor de boekhouding, zoals de wet vereist). Daarnaast kun je op elk moment contact opnemen via contact@vorkentas.be; we antwoorden binnen een maand. Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je die ook indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Voorwaarden

Hoe bestellen, betalen, annuleren en cadeaubonnen werken, lees je in onze algemene voorwaarden.

Wijzigingen

Dit beleid kan worden aangepast. De meest recente versie staat steeds op deze pagina.